MSDM Bab 3

BAB III PERENCANAAN SDM

Pengertian dan Manfaat Perencanaan SDM

Menurut William Werther dan Keith Davis

                 Perencanaan SDM adl proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan      ketersediaan (supply) pada masa yad, baik jumlah maupun jenisnya, sehingga manajemen SDM dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan aktivitas yang lain dengan baik

KONSEP PERENCANAAN

Clark & Peterson : Planning is preparing a framework for guiding future action

Carter McNamara : Planning is setting the direction for something -- some system -- and then working to ensure the system follows that direction.

Cooper, J.M. :All planning has a future orientation, and all planning involves some intention for action to fulfill some purpose

Perencanaan

1. Proses dasar yang digunakan organisasi untuk memilih tujuan dan keputusan yang harus dilakukan (kapan,bagaimana,oleh siapa) untuk mencapainya.
2. Sebagai salah satu proses manajerial yang harus dilakukan sebelum aktivitas atau kegiatan dimulai.
3. Dalam proses perencanaan, manajer berusaha untuk : menetapkan tujuan yang tepat (efesiensi) dan kemudian memilih sarana yang tepat (efektivitas) untuk mencapai sasaran tersebut.

Konsep Perencanaan

Perencanaan merujuk pada kata kunci :

1. AKTIVITAS ATAU PROSES YANG DILAKSANAKAN SEKARANG
2. MERUPAKAN PENUNTUN (GUIDELINE, FRAMEWORK) UNTUK DILAKUKAN DI MASA YANG AKAN DATANG
3. DILAKUKAN DALAM SUATU SISTEM
4. DALAM RANGKA MENCAPAI TUJUAN

Sisi Positif Perencanaan

1. Mengurangi ketidakpastian akan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang/mengurangi resiko
2. Memusatkan perhatian pada sasaran
3. Mendapatkan dan menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis/ Minimalisasi inefisiensi sumber daya
4. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
5. Pelaksanaan kegiatan lebih terjamin
6. Koordinasi menjadi semakin baik
7. Lebih mendekatkan organisasi ke tujuannya

Sisi negatif

a.       Waktu dan tenaga ekstra

b.      Penekanan yang berlebihan pada perencanaan mengakibatkan ketidakseimbangan dengan fungsi lainnya.

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)

1. Faktual dan Realistis
2. Logis dan Rasional
3. Fleksibel
4. Komitmen
5. Komprehensif atau menyeluruh

Tahapan Perencanaan

1. Mendefinisikan/Menetapkan serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini (Kekuatan><Kelemahan)
3. Mengindentifikasikan  segala kemudahan dan hambatan (cara/dasar pikiran)
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Empat tahap dasar perencanaan

Hubungan Perencanaan dengan fungsi fungsi lain

Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan

a.       Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.

b.      Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian

Jenis-jenis Tujuan

1. Berdasarkan jumlah

            Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)

2. Berdasarkan Kejelasan

            Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals)

3. Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

            Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)

Contoh Tujuan komprehensif

Area sasaran  dan tujuan komprhensifnya

Proyeksi keuangan :

1.      Mencapai pendapatan Rp. 5 Miliar pada tahun 2012

2.      Mencapai laba atas investasi minimum 20% per tahun pada tahun 2012

Posisi pasar :

1.      Menjadi pemasok dominan (produk/jasa) pada pasar Jawa & Sumatra pada Tahun 2012

2.      Mendapatkan paling tidak 20% pendapatan pada tahun 2012 dari pasar yang sekarang belum dilayani

Produk :

Memiliki paling tidak 20% penjualan dari produk/jasa baru pada tahun 2012

Expansi :

Menjadi perusahaan multinasional dengan pendapatan yang berasal dari sumber-sumber luar negeri minimum 30% pada tahun 2012

Jenis-jenis Rencana

1. Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

2. Berdasarkan Kejelasan

            Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)

3. Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

     Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)

Visi,Misi,Goal,Sasaran,Strategi,Program,Proyek,bugdet : adalah tahapan dari Schedule

Beberapa Turunan Perencanaan

1. Misi menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.
2. Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Sasaran adalah target-target yang dicapai dalamrangka misi yang dilaksanakan
4. Strategi: program umum untuk mencapai sasaran organisasi dalam rangka melaksanakan misi yang membentuk suatu arah terpadu 
5. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih 
6. Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). 
7.  Prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir). 
8.  Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan. 
9.  Proyek rencana sekali pakai yang terdiri dari lagkah-langkah yang sama seperti program tetapi tidak meliputi kegiatan yang luas 
10.  Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.

Kunci Sukses Visi Diperlukan :

a.       Filosofi atau Core Beliefs adalah keyakinan tentang kebenaran visi dan kebenaran jalan yang dipilih untuk mewujudkan visi.

b.      Core Values adalah nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh organisasi dalam perjalanan mewujudkan visi.

Proses Perencanaan

1. Perencanaan Strategis

Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

2. Perencanaan Taktis

Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

c.       Rencana Operasional

Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan  manajemen tingkat bawah.

1.      Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.

2.      Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

Jenis rencana ini ada 2 :

1.      Rencana sekali pakai (Single Use Plans) : serangkaian kegiatan terperinci yang mungkin tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang : program, proyek, anggaran/budgeting

2.      Rencanan Tetap ( Standing Plans) : Pendekatan standar untuk situasi yang dapat diperkirakan dan berulang-ulang: Kebijaksanaan,prosedur,aturan (rules)

d.      Perencanaan Situasional (kontijensi)

                        merupakan perencanaan yang mencakup perencanaan alternatif jika kejadian situasional muncul.

e.       Perencanaan dan Tingkatan Manajemen

            manajemen puncak akan lebih banyak terlibat dalam perencanaan strategis, manajemen menengah dalam perencanaan taktis, dan manajemen tingkat bawah dalam perencanaan operasional.

Bagan Rencana organisasi

 Perencanaan strategik

Merupakan proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program strategik yang diperlukan untuk tujuan tersebut dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Pentingnya perencanaan strategik

1. Memberi kerangka dasar semua bentuk perencanaan
2. Pemahaman perencanaan strategik memudahkan pemahaman bentuk perencanaan
3. Penilaian kegiatan manajer dan organisasi
4. Alat pemersatu dalam pengambilan keputusan

Perencanaan Strategis

Tingkatan Strategi

a.       Tingkat Korporasi (corporate level)

Merupakan keputusan pasar mana yang akan dimasuki.

b.      Tingkat Unit Bisnis (business unit)

Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.

c.       Tingkat Fungsional (functional level)

Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi.

Perencanaan strategi di pengaruhi oleh

1. Perubahan Tekhnologi
2. Pertumbuhan Kompleksitas pekerjaan Manajerial
3. Kompleksitas Lingkungan Internal dan Eksternal
4. Makin Panjangnya Jangkauan perencanaan

Kebaikan perencanaan strategik

1. Memberi pedoman yang konsisten bagi kegiatan2x organisasi
2. Membantu membuat keputusan dan meminimalkan kesalahan
3. Mengantisipasi masalah yang timbul dan menanganinya

Kelemahan perencanaan strategik

1. Memerlukan investasi,waktu,uang, dan tenaga kerja yang besar.
2. Biaya untuk riset,survey,dan latihan sangat tinggi
3. Membatasi organisasi terhadap pilihan yang rasional and bebas resiko

Perbedaan :

Hambatan pembuatan rencana efektif

1. Kurang Pengetahuan Organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan---supplier,pesaing dll
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi yang tidak berulang
5. Biayanya besar
6. Kegagalan sebagai ancaman manajer
7. Kurang percaya diri
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan alternatif
9. Penolakan terhadap perubahan

 Berbagai cara mengatasi hambatan

1. Menciptakan sistem organisasi yang mempermudah penempatan tujuan dan perencanaan pada semua tingkatan manajemen
2. Memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual
3. Melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan
4. Mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif
5. Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana2x dan segala konsekuensinya
6. Bersikap hati2x terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota org.
7. Meminimumkan gangguan2x yg tdk perlu

Penilaian Efektifitas Rencana/Kegunaan

1. Ketepatan& Obyektivitas
2. Ruang Lingkup
3. Efektifitas Biaya
4. Akuntabilitas
5. Ketepatan Waktu