MSDM Bab 3

BAB III PERENCANAAN SDM

Pengertian dan Manfaat Perencanaan SDM

Menurut William Werther dan Keith Davis

                 Perencanaan SDM adl proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan      ketersediaan (supply) pada masa yad, baik jumlah maupun jenisnya, sehingga manajemen SDM dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan aktivitas yang lain dengan baik

KONSEP PERENCANAAN

Clark & Peterson : Planning is preparing a framework for guiding future action

Carter McNamara : Planning is setting the direction for something -- some system -- and then working to ensure the system follows that direction.

Cooper, J.M. :All planning has a future orientation, and all planning involves some intention for action to fulfill some purpose

Perencanaan

1. Proses dasar yang digunakan organisasi untuk memilih tujuan dan keputusan yang harus dilakukan (kapan,bagaimana,oleh siapa) untuk mencapainya.
2. Sebagai salah satu proses manajerial yang harus dilakukan sebelum aktivitas atau kegiatan dimulai.
3. Dalam proses perencanaan, manajer berusaha untuk : menetapkan tujuan yang tepat (efesiensi) dan kemudian memilih sarana yang tepat (efektivitas) untuk mencapai sasaran tersebut.

Konsep Perencanaan

Perencanaan merujuk pada kata kunci :

1. AKTIVITAS ATAU PROSES YANG DILAKSANAKAN SEKARANG
2. MERUPAKAN PENUNTUN (GUIDELINE, FRAMEWORK) UNTUK DILAKUKAN DI MASA YANG AKAN DATANG
3. DILAKUKAN DALAM SUATU SISTEM
4. DALAM RANGKA MENCAPAI TUJUAN

Sisi Positif Perencanaan

1. Mengurangi ketidakpastian akan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang/mengurangi resiko
2. Memusatkan perhatian pada sasaran
3. Mendapatkan dan menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis/ Minimalisasi inefisiensi sumber daya
4. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
5. Pelaksanaan kegiatan lebih terjamin
6. Koordinasi menjadi semakin baik
7. Lebih mendekatkan organisasi ke tujuannya

Sisi negatif

a.       Waktu dan tenaga ekstra

b.      Penekanan yang berlebihan pada perencanaan mengakibatkan ketidakseimbangan dengan fungsi lainnya.

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)

1. Faktual dan Realistis
2. Logis dan Rasional
3. Fleksibel
4. Komitmen
5. Komprehensif atau menyeluruh

Tahapan Perencanaan

1. Mendefinisikan/Menetapkan serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini (Kekuatan><Kelemahan)
3. Mengindentifikasikan  segala kemudahan dan hambatan (cara/dasar pikiran)
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Empat tahap dasar perencanaan

Hubungan Perencanaan dengan fungsi fungsi lain

Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan

a.       Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.

b.      Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian

Jenis-jenis Tujuan

1. Berdasarkan jumlah

            Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)

2. Berdasarkan Kejelasan

            Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals)

3. Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

            Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)

Contoh Tujuan komprehensif

Area sasaran  dan tujuan komprhensifnya

Proyeksi keuangan :

1.      Mencapai pendapatan Rp. 5 Miliar pada tahun 2012

2.      Mencapai laba atas investasi minimum 20% per tahun pada tahun 2012

Posisi pasar :

1.      Menjadi pemasok dominan (produk/jasa) pada pasar Jawa & Sumatra pada Tahun 2012

2.      Mendapatkan paling tidak 20% pendapatan pada tahun 2012 dari pasar yang sekarang belum dilayani

Produk :

Memiliki paling tidak 20% penjualan dari produk/jasa baru pada tahun 2012

Expansi :

Menjadi perusahaan multinasional dengan pendapatan yang berasal dari sumber-sumber luar negeri minimum 30% pada tahun 2012

Jenis-jenis Rencana

1. Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)

2. Berdasarkan Kejelasan

            Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)

3. Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

     Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)

Visi,Misi,Goal,Sasaran,Strategi,Program,Proyek,bugdet : adalah tahapan dari Schedule

Beberapa Turunan Perencanaan

1. Misi menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.
2. Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Sasaran adalah target-target yang dicapai dalamrangka misi yang dilaksanakan
4. Strategi: program umum untuk mencapai sasaran organisasi dalam rangka melaksanakan misi yang membentuk suatu arah terpadu 
5. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih 
6. Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). 
7.  Prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir). 
8.  Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan. 
9.  Proyek rencana sekali pakai yang terdiri dari lagkah-langkah yang sama seperti program tetapi tidak meliputi kegiatan yang luas 
10.  Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.

Kunci Sukses Visi Diperlukan :

a.       Filosofi atau Core Beliefs adalah keyakinan tentang kebenaran visi dan kebenaran jalan yang dipilih untuk mewujudkan visi.

b.      Core Values adalah nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh organisasi dalam perjalanan mewujudkan visi.

Proses Perencanaan

1. Perencanaan Strategis

Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

2. Perencanaan Taktis

Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

c.       Rencana Operasional

Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan  manajemen tingkat bawah.

1.      Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.

2.      Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

Jenis rencana ini ada 2 :

1.      Rencana sekali pakai (Single Use Plans) : serangkaian kegiatan terperinci yang mungkin tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang : program, proyek, anggaran/budgeting

2.      Rencanan Tetap ( Standing Plans) : Pendekatan standar untuk situasi yang dapat diperkirakan dan berulang-ulang: Kebijaksanaan,prosedur,aturan (rules)

d.      Perencanaan Situasional (kontijensi)

                        merupakan perencanaan yang mencakup perencanaan alternatif jika kejadian situasional muncul.

e.       Perencanaan dan Tingkatan Manajemen

            manajemen puncak akan lebih banyak terlibat dalam perencanaan strategis, manajemen menengah dalam perencanaan taktis, dan manajemen tingkat bawah dalam perencanaan operasional.

Bagan Rencana organisasi

 Perencanaan strategik

Merupakan proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program strategik yang diperlukan untuk tujuan tersebut dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Pentingnya perencanaan strategik

1. Memberi kerangka dasar semua bentuk perencanaan
2. Pemahaman perencanaan strategik memudahkan pemahaman bentuk perencanaan
3. Penilaian kegiatan manajer dan organisasi
4. Alat pemersatu dalam pengambilan keputusan

Perencanaan Strategis

Tingkatan Strategi

a.       Tingkat Korporasi (corporate level)

Merupakan keputusan pasar mana yang akan dimasuki.

b.      Tingkat Unit Bisnis (business unit)

Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.

c.       Tingkat Fungsional (functional level)

Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi.

Perencanaan strategi di pengaruhi oleh

1. Perubahan Tekhnologi
2. Pertumbuhan Kompleksitas pekerjaan Manajerial
3. Kompleksitas Lingkungan Internal dan Eksternal
4. Makin Panjangnya Jangkauan perencanaan

Kebaikan perencanaan strategik

1. Memberi pedoman yang konsisten bagi kegiatan2x organisasi
2. Membantu membuat keputusan dan meminimalkan kesalahan
3. Mengantisipasi masalah yang timbul dan menanganinya

Kelemahan perencanaan strategik

1. Memerlukan investasi,waktu,uang, dan tenaga kerja yang besar.
2. Biaya untuk riset,survey,dan latihan sangat tinggi
3. Membatasi organisasi terhadap pilihan yang rasional and bebas resiko

Perbedaan :

Hambatan pembuatan rencana efektif

1. Kurang Pengetahuan Organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan---supplier,pesaing dll
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi yang tidak berulang
5. Biayanya besar
6. Kegagalan sebagai ancaman manajer
7. Kurang percaya diri
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan alternatif
9. Penolakan terhadap perubahan

 Berbagai cara mengatasi hambatan

1. Menciptakan sistem organisasi yang mempermudah penempatan tujuan dan perencanaan pada semua tingkatan manajemen
2. Memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual
3. Melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan
4. Mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif
5. Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana2x dan segala konsekuensinya
6. Bersikap hati2x terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota org.
7. Meminimumkan gangguan2x yg tdk perlu

Penilaian Efektifitas Rencana/Kegunaan

1. Ketepatan& Obyektivitas
2. Ruang Lingkup
3. Efektifitas Biaya
4. Akuntabilitas
5. Ketepatan Waktu

MSDM Bab 2

PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

●Pengertian perencanaan (Planning) adalah suatu proses menentukan rencana atau program kegiatan

●Pengertian perencanaan SDM :

            1.Menurut William Werther dan Keith Davis

Perencanaan SDM dalah proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan pada masa yad baik jumlah maupun jenisnya,  sehingga departemen SDM dapat melaksanakan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas yang lain dengan lebih baik.

2.      Menurut Torrington dan Tan Chwee Huat

      Perencanaan SDM adalah merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan SDM perusahaan, baik kebutuhan jangka pendek maupun kebutuhan jangka panjang.

3.      Pengertian lain

      Perencanaan SDM adalah suatu proses untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan,mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahan sekarang dan pengembangan dimasa yang akan datang.

PERENCANAAN SDM YANG EFEKTIF

1. Perencanaan Kepegawaian (imployment planning)
2. Perencanaan Program (program planning)

1.         Perencanaan Kepegawaian (imployment planning)

a.       Komponen kunci dalam perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM yang akan dibutuhkan organisasi dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

b.      Perencanaan kepegawaian (imployment planning) adalah merupakan identifikasi atau penentuan jumlah SDM yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dimasa depan.

♦Tugas Manajer SDM:

                 ─  Memproyeksikan suplai dan demand SDM

                 ─  Menentukan perbedaan demand dan suplai

2.    Perencanaan Program (program planning)

          ♦Perencanaan program meliputi :  pengkoordinasian beragram program untuk memenuhi rencana rencana          kepegawaian dalam bidang personalia yang berbeda.

          ♦Manfaat rencana program bagi manajer : membantu mengantisipasi  dan memenuhi kebutuhan relatif terhadap perolehan, penyebaran dan            pendayagunaan orang-orang

B. PENGADAAN TENAGA KERJA DAN ANALISIS JABATAN ATAU PEKERJAAN

1.  Pengadaan Tenaga Kerja

            ♦Tujuan pengadaan tenaga kerja adalah untuk memeperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi.

♦ Sebelum pelaksanaan fungsi pengadaan tenaga kerja, terlebih dahulu menentukan:

a.       Kualitas/mutu tenaga kerja yang diinginkan sesuai              dengan jenis pekerjaan/jabatan/persyaratan yang ada

b.      Jumlah dan jenis tenaga yang dibutuhkan berdasarkan        tingkat pendidikan dan keahliannya.

2.  Analisis Jabatan atau pekerjaan

            Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan (Sadili Samsudin, 2006)

a.       Proses mengimpun informasi setiap jabatan atau pekerjaan yang berguna mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.

b.      Proses menghimpun  dan mempelajari berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional beserta tanggung jawabnya.

c.       Kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawab yang bersifat khusus.

Analisis Jabatan atau pekerjaan di bedakan dalam 4 jenis:

1.      Job analysis for personel specification yaitu kegiatan bertujuan untuk menentukan syarat mental yang dibutuhkan dari seorang calon pekerja agar dapat sukses dalam memangkua suatu jabatan tertentu.

2.      Job analysis for training purpose  yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekarjaan kepada tenaga kerja baru (untuk keperluan pendidikan dan pelatihan).

3.      Job analysis for setting rates yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan nilai masing-masing jabatan dalam suatu organisasi atau perusahaan sehingga dapat ditentukan upah secara adil.

4.      Job analysis for method improvement  yaitu kegiatan yang bertujuan untuk memepermudah cara bekerja bagi tenaga kerja pada suatu jabatan atau jenis pekerjaan tertentu.

Tujuan Analisis jabatan atau pekerjaan

1.      Untuk menyusun  uraian jabatan (job discribtion) dan persyaratan pekerjaan (job specfication).

a.       Uraian jabatan,dapat diketahui jenis tugas dan tanggung jawab, prosedur mengerjakannya, dan alasan si pejabat melakukan pekerjaan tersebut.

b.      Persyaratan jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi agar mampu mengerjakan pekerjaan dengan baik.

2.      Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan menejemenSDM

            Kegiatan yang dimaksud adalah ;

a.       penilaian kinerja jabatan yang bersangkutan   apakah sudah sesuai dengan tugas dan             tanggung         jawabnya.

b.      Jika ada kesenjangan antara prestasi kerja dengan     uraian jabatan, tindakan apa yang diperlukan agar           prestasi pejabat bisa selaras dengan uraian jabatan yang diberikan.

Contoh : diberikan pelatihan atau dialih tugaskan  ke bagian lain yang mungkin cocok dengan minatnya.

Metode-Metode Analisis Jabatan atau Pekerjaan

1.      Metode Observasi

a.       Metode ini dilaksanakan dengan mengadakan observasi,peninjauan atau pemeriksaan pada tiap-tiap jabatan dan mengadakan pembicaraan (diskusi) dengan para pekerja pegawai ybs dengan sebaik-baiknya.

b.      Dilaksankan oleh penganalisis pekerjaan yang memperoleh latihan khusus.

•         Kelebihan Metode Observasi

1.      Dapat menggali informasi pekerjaan secara aktual.

2.      Dapat menghimpun informasi dalam waktu relatif singkat.

•         Kelemahan Metode Observasi

1.      Tidak dapat digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan yang intensif.

2.      Tidak mungkin digunakan untuk menganalisi pekerjaan yang berbahaya.

2.      Metode Interview

a.       Harus dihindari kesalahpahaman atau pun kesalah pengertian antara penganalisis jabatan atau pekerjaan dengan  mereka yang diwawancarai.

b.                  Biasanya analisi jabatan atau pekerjaan dengan interview digunakan untuk mengecek kebenaran informasi yang diperoleh  dengan metode observasi.

•         Kelebihan metode interview

1.      Dapat menghimpun informasi pekerjaan yang bersifat standar dan tidak standar.

2.      Dapat mengungkapkan informasi pekerjaan yang pelaksanaannya dominan bersifat fisik dan mental.

3.      Lebih luas menjaring informasi pekerjaan dibandingkan metode lain.

•         Kelemahan metode interview

1.      Pekerja yang diwawancarai cenderung tidak jujur dalam memberikan jawaban karena merasa curiga.

2.      Pertanyaan yang tidak jelas dan sulit sering disalah tafsirkan.

3. Metode Angket

a.       Daftar pertanyaan atau angket mengenai jabatan dibuat sedemikian rupa dan dikirimkan kepada  para pekerja yang bersangkutan.

b.      Agar jawaban tidak melantur, pertanyaan dibatasi pada hal-hal penting dan benar-benar diperlukan agar terjawab dengan baik.

•         Kelebihan Metode Angket

1.      Mudah mengerjakan karena responden hanya memilih jawaban.

2.      Pertanyaan angket dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan.

3.      Menghemat waktu dan tenaga.

4.      Informasi yang diperoleh merupakan data kuantitatif

•         Kelemahan Metode Angket

1.      Kurang produktif dalam menggunakan waktu.

2.      Dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud pertanyaan.

3.      Angket belum tentu dapat menyelesaikan maksud pertanyaan

4.      Kurang efektif digunakan pada pekerja perseorangan.

4.      Metode Kombinasi

a.       Metode ini dilaksanakan dengan menggabungkan ketiga metode diatas.

b.                  Dapat ditambah dengan berbagai informasi yang biasanya terdapat  dalam dokumen-dokumen hasil analisis jabatan atau pekerjaan yang telah ada sebelumnya.